Электронная транспортная накладная не передается из 1С напрямую в государственную систему. Участники работают через аккредитованного оператора ИС ЭПД, а оператор обеспечивает обмен с ГИС ЭПД. Поэтому подготовка состоит не из одной настройки: нужно связать учетную систему, оператора, электронные подписи, роли сотрудников и фактический процесс перевозки.

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным для транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильных перевозках, а также ряда других перевозочных и экспедиторских документов. Если компания еще использует ручной ввод в кабинете оператора, интеграция с 1С помогает убрать повторный набор данных и контролировать статусы в учете.

Базовое описание ролей и порядка оформления приведено в статье ЭТрН: участники, оформление и интеграция с 1С. Здесь разберем именно техническую подготовку.

Схема интеграции

Типовой контур выглядит так:

документ-основание в 1С -> модуль ЭПД -> оператор ИС ЭПД -> ГИС ЭПД -> участники перевозки.

В обратную сторону в 1С должны возвращаться статусы, подписи и результаты обработки. Конкретная реализация зависит от конфигурации 1С, оператора, объема рейсов и доработок базы.

До выбора решения ответьте на пять вопросов:

1. Какая конфигурация и релиз 1С используются?
2. Кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем?
3. Какой оператор ИС ЭПД выбран каждой стороной?
4. Из какого документа 1С формируется ЭТрН?
5. Кто контролирует рейс и исправляет ошибки?

Шаг 1. Зафиксировать фактический процесс

Сначала опишите один реальный рейс без привязки к интерфейсу программы:

• кто создает заказ на перевозку;
• кто заполняет сведения о грузе и маршруте;
• кто назначает транспорт и водителя;
• кто передает груз;
• кто подписывает документ на каждом этапе;
• кто подтверждает приемку;
• кто закрывает перевозку и контролирует оплату.

Если этот порядок не согласован между логистикой, бухгалтерией и складом, автоматизация закрепит противоречия. Техническая настройка не заменяет распределение ответственности.

Шаг 2. Проверить конфигурацию и релиз 1С

Запишите:

• название конфигурации;
• версию платформы;
• релиз конфигурации;
• наличие доработок;
• используемый сервис ЭДО;
• наличие транспортного модуля или решения оператора.

Для типовых конфигураций возможен готовый сценарий подключения. В доработанной базе нужно отдельно проверять совместимость обновлений и место формирования данных ЭТрН.

Обновление рабочей базы без теста рискованно. Рекомендуемый порядок:

1. Сделать резервную копию.
2. Обновить тестовую копию базы.
3. Проверить ключевые доработки.
4. Установить или обновить модуль ЭПД.
5. Провести тестовый обмен.
6. Только после проверки обновить рабочий контур.

Шаг 3. Проверить данные в справочниках

Интеграция использует сведения, которые уже хранятся в 1С. До первого рейса проверьте:

Организации и контрагенты

• ИНН и КПП;
• полное и краткое наименование;
• юридические и фактические адреса;
• данные подразделений;
• идентификатор у оператора.

Номенклатура и груз

• наименование груза;
• единица измерения;
• количество, масса и упаковка, если они требуются сценарием;
• опасные или специальные характеристики;
• соответствие данных документу-основанию.

Транспорт и сотрудники

• государственный номер автомобиля и прицепа;
• данные водителя;
• сведения о перевозчике;
• пользователи, которые создают и подписывают документы.

Исправлять справочники после запуска дороже: ошибка будет повторяться в каждом новом документе.

Шаг 4. Выбрать оператора ИС ЭПД

Самостоятельно направлять ЭТрН в ГИС ЭПД не нужно. Обмен выполняется через оператора ИС ЭПД. Актуальный перечень операторов публикует ФНС.

При выборе сравните:

• совместимость с вашей конфигурацией 1С;
• наличие готового модуля;
• поддержку роуминга;
• стоимость лицензии и пакетов документов;
• порядок технической поддержки;
• доступность тестового контура;
• работу с вашими контрагентами.

Если стороны используют разных операторов, проверьте обмен между ними до массового запуска.

Шаг 5. Подготовить КЭП и МЧД

Определите сотрудников, которые будут подписывать документы от имени каждой организации. Для них нужно заранее проверить квалифицированные сертификаты и машиночитаемые доверенности.

Контрольный список:

• сертификат действует на дату запуска;
• КЭП установлена на рабочем месте;
• криптографическое ПО работает;
• МЧД зарегистрирована и не отозвана;
• полномочия соответствуют операции;
• в 1С и кабинете оператора выбран один подписант;
• есть замещающий сотрудник на отпуск и болезнь.

Технический запуск нельзя считать завершенным, если документ формируется, но подписать его может только один человек с одного компьютера.

Шаг 6. Настроить источник данных

Нужно определить, из какого документа 1С будет формироваться ЭТрН. Это может зависеть от конфигурации и схемы учета: заказ, реализация, транспортный документ или отдельное рабочее место.

Для каждого поля зафиксируйте источник:

Если нужного реквизита в типовом документе нет, принимается отдельное решение: добавить реквизит, получать его из связанного документа или вводить на рабочем месте логиста.

Шаг 7. Настроить статусы и контроль ошибок

Пользователь должен понимать не только, что документ создан, но и где он находится. Минимальный набор контролируемых состояний:

• подготовлен;
• отправлен оператору;
• принят оператором;
• передан в ГИС ЭПД;
• ожидает подписи участника;
• подписан;
• отклонен;
• требует исправления;
• завершен.

Название статусов зависит от решения, но для каждого состояния нужно определить действие ответственного сотрудника. Ошибка без понятного владельца остается в очереди и задерживает рейс.

Шаг 8. Провести пилот

Не начинайте сразу со всех филиалов и перевозчиков. Выберите ограниченный сценарий:

• одна организация;
• один склад;
• один перевозчик;
• несколько типовых рейсов;
• сотрудники всех трех ролей;
• рабочие КЭП и МЧД.

На пилоте пройдите полный цикл:

1. Создание документа из 1С.
2. Проверка реквизитов.
3. Отправка оператору.
4. Подписи участников.
5. Изменение сведений по предусмотренному сценарию.
6. Завершение перевозки.
7. Возврат финального статуса в 1С.
8. Поиск документа и выгрузка истории.

После пилота составьте список отклонений и обновите инструкции. Только затем подключайте следующий склад, филиал или перевозчика.

Что не стоит автоматизировать сразу

На первом этапе не нужно переносить в интеграцию все исключительные процессы. Сначала стабилизируйте основной поток рейсов. Редкие сценарии можно временно обрабатывать отдельно, если это разрешено действующими правилами и согласовано с оператором.

Приоритет:

1. Типовые рейсы.
2. Контроль статусов.
3. Ошибки и повторная отправка.
4. Массовые операции.
5. Исключительные схемы.

Результат подготовки

Готовый контур означает, что:

• реквизиты формируются из 1С без повторного ввода;
• документ принимается оператором и ГИС ЭПД;
• каждый участник видит и подписывает свою часть;
• статусы возвращаются в 1С;
• сотрудники знают порядок действий при ошибке;
• проведено несколько живых рейсов;
• назначены ответственные за сопровождение.

К-Групп выполняет подключение и пилот ЭТрН в 1С. Отработанный пакет обследования, обучения и запуска применен более чем в 20 компаниях.

CTA

Нужно проверить готовность вашей 1С к ЭТрН? Заказать диагностику.

Источники

• ФНС: обязательный транспортный ЭДО

https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/edotransp/

• ФНС: перечень операторов ИС ЭПД

https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/oisepd/

• Минтранс: общие вопросы по переходу на ЭПД

https://www.mintrans.gov.ru/activities/376/453/454

Примечание: состав полей и технический сценарий зависят от конфигурации 1С, оператора и договорной схемы перевозки.