С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, а также ряд других перевозочных и экспедиторских документов формируются в электронном виде. Передача выполняется через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

Если компания еще не завершила переход, начинать нужно не с покупки лицензии, а с проверки всего процесса: договоров, ролей, 1С, оператора, подписей и готовности контрагентов.

Этот чек-лист поможет руководителю логистики, главбуху и ИТ-специалисту распределить работу и провести первые рейсы без массового запуска на неподготовленном контуре.

Этап 1. Определить, какие перевозки входят в процесс

Составьте перечень перевозок за обычный месяц:

• собственный или привлеченный транспорт;
• грузоотправители и грузополучатели;
• постоянные и разовые перевозчики;
• филиалы и склады;
• внутренние и внешние рейсы;
• перевозки с экспедитором;
• специальные категории грузов.

Не делайте вывод о необходимости ЭТрН только по наличию автомобиля. Важно наличие договорной схемы перевозки и роли участников. Минтранс отдельно разъясняет ситуации с перевозкой собственного груза собственным транспортом и исключения для бумажных документов.

Если схема спорная, подтвердите ее с юристом и оператором до настройки 1С.

Результат этапа: список сценариев, для которых нужно формировать ЭТрН.

Этап 2. Назначить владельца запуска

Проект не должен оставаться только задачей бухгалтера или программиста. Назначьте:

• владельца процесса;
• ответственного от логистики;
• ответственного от бухгалтерии;
• администратора 1С;
• ответственного за КЭП и МЧД;
• контакт со стороны оператора ИС ЭПД;
• сотрудника для общения с перевозчиками и получателями.

Владелец запуска принимает решения по срокам, приоритетам и исключениям. Без него технические вопросы будут переходить между отделами без результата.

Результат этапа: список ответственных с контактами и зонами ответственности.

Этап 3. Описать роли участников

Для каждого типового рейса ответьте:

1. Кто является грузоотправителем?
2. Кто является перевозчиком?
3. Кто является грузополучателем?
4. Есть ли экспедитор?
5. Кто фактически передает и принимает груз?
6. Кто подписывает документ от каждой организации?

Сотрудники должны одинаково понимать эти роли в договоре, 1С и сервисе оператора. Если экспедитор участвует в процессе, используйте отдельную методику.

Результат этапа: схема участников и подписантов для каждого сценария.

Этап 4. Выбрать оператора ИС ЭПД

ЭТрН направляется в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Сравните решения по критериям:

• поддержка вашей конфигурации 1С;
• наличие готового модуля;
• стоимость подключения и пакетов;
• роуминг с операторами контрагентов;
• тестовый контур;
• техническая поддержка;
• обучение пользователей;
• доступ к журналу обмена и статусам.

Проверьте выбранного поставщика в актуальном перечне операторов ИС ЭПД на сайте ФНС.

Результат этапа: договор с оператором и доступ к рабочему или тестовому контуру.

Этап 5. Проверить 1С

Заполните технический паспорт:

Если база доработана, обновление и модуль сначала проверяются на копии. Полный технический порядок приведен в статье Как подготовить 1С к ЭТрН.

Результат этапа: подтвержденная совместимость 1С и выбранного решения.

Этап 6. Привести в порядок данные

Проверьте справочники:

• организации и подразделения;
• контрагенты и договоры;
• склады и адреса;
• номенклатура;
• транспортные средства и прицепы;
• водители;
• сотрудники и подписанты.

Выберите несколько реальных рейсов и вручную сверьте сведения в 1С с договорами и первичными документами. Это быстрее выявляет системные проблемы, чем массовая автоматическая проверка после запуска.

Результат этапа: заполненные реквизиты для пилотных рейсов.

Этап 7. Подготовить подписи и доверенности

Для каждого подписанта проверьте:

• действующую КЭП;
• рабочее место и криптографическое ПО;
• доступ к нужной организации;
• машиночитаемую доверенность;
• соответствующие полномочия;
• учетную запись у оператора;
• замену на период отсутствия.

Проведите тест подписи до первого живого рейса. Наличие сертификата в реестре еще не означает, что он доступен в 1С и выбран в сервисе оператора.

Результат этапа: каждый этап может подписать основной и резервный сотрудник.

Этап 8. Подключить контрагентов

Заранее запросите у перевозчиков и получателей:

• выбранного оператора;
• ИНН организации;
• контакт ответственного;
• готовность подписантов;
• дату готовности к пилоту;
• способ связи при ошибке.

Не ограничивайтесь письмом "мы перешли на ЭТрН". Согласуйте конкретный тестовый рейс и сотрудников, которые будут находиться на связи во время его оформления.

Результат этапа: подтвержденные участники пилота.

Этап 9. Провести тестовый рейс

Выберите простой сценарий без редких исключений. Во время теста фиксируйте время и ответственного на каждом шаге:

1. Создание документа-основания в 1С.
2. Формирование ЭТрН.
3. Проверка реквизитов.
4. Отправка оператору.
5. Прием в ГИС ЭПД.
6. Подпись грузоотправителя.
7. Действия перевозчика.
8. Приемка грузополучателем.
9. Возврат статусов в 1С.
10. Закрытие документа и поиск истории.

Не исправляйте ошибки только устно. Записывайте симптом, причину, решение и сотрудника, который должен действовать при повторении.

Результат этапа: полностью завершенный рейс и журнал найденных проблем.

Этап 10. Провести пилотную серию

Одного успешного документа недостаточно. Проведите серию рейсов:

• с разными грузами;
• с основным и резервным подписантом;
• с несколькими перевозчиками;
• с изменением допустимых реквизитов;
• с обработкой отклонения;
• с повторной синхронизацией статуса.

Рекомендуемый критерий перехода к масштабированию: типовые рейсы проходят без помощи разработчика, а сотрудники могут самостоятельно определить ответственного по тексту ошибки.

Результат этапа: стабильный типовой процесс.

Этап 11. Подготовить инструкции

Сделайте короткие инструкции по ролям, а не один большой документ для всех:

• логист: создание и контроль;
• склад: передача и приемка;
• подписант: проверка и подпись;
• бухгалтер: контроль закрытия;
• администратор: обмен и технические ошибки;
• руководитель: очередь незавершенных документов.

В каждой инструкции должны быть:

• вход в рабочее место;
• последовательность действий;
• нормальные статусы;
• типовые ошибки;
• канал эскалации.

Результат этапа: инструкции и проведенное обучение.

Этап 12. Запустить контроль после перехода

На первые недели назначьте ежедневную проверку:

• документы без финального статуса;
• ошибки отправки;
• документы без подписи;
• расхождения статусов между 1С и оператором;
• дубли;
• обращения пользователей;
• контрагенты, которые не приняли документ.

После стабилизации контроль можно перевести на исключения и уведомления.

Результат этапа: очередь проблем видна и закреплена за ответственными.

Итоговый чек-лист готовности

Компания готова к рабочему запуску, если:

• определены перевозки, где требуется ЭТрН;
• назначен владелец процесса;
• описаны роли участников;
• выбран оператор ИС ЭПД;
• подтверждена совместимость с 1С;
• заполнены справочники;
• готовы КЭП и МЧД;
• контрагенты согласовали пилот;
• завершен тестовый рейс;
• проведена пилотная серия;
• сотрудники обучены;
• настроен контроль ошибок и статусов.

Если запуск уже просрочен

Не пытайтесь одновременно подключить все подразделения и исправить всю базу. Сначала выделите наиболее частый типовой сценарий, проведите его через полный цикл и только после этого расширяйте контур. Параллельно проверьте с юристом и оператором допустимый порядок работы по остальным рейсам.

К-Групп помогает провести обследование, настроить ЭТрН в 1С и сопроводить пилотные рейсы. Типовой пакет запуска уже применен более чем в 20 компаниях.

CTA

Хотите пройти чек-лист вместе со специалистом? Записаться на диагностику ЭТрН.

Источники

• Минтранс: переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

https://mintrans.gov.ru/press-center/news/12933

• Минтранс: ответы на вопросы об ЭПД

https://www.mintrans.gov.ru/activities/376/453/454

• ФНС: обязательный транспортный ЭДО

https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/edotransp/

• ФНС: операторы ИС ЭПД

https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/oisepd/

Примечание: исключения и юридическую применимость бумажной формы нужно проверять по актуальным нормативным актам для конкретной перевозки.